El éxito del montaje y desmontaje de stands depende de información concreta, transmitida con suficiente antelación: feria, ciudad, fechas, superficie, ubicación, horarios autorizados y restricciones de acceso. Estos datos permiten conectar el diseño del stand con su realidad operativa. Influyen en el embalaje de los elementos, el orden de montaje, la instalación de los soportes gráficos y la coordinación de los distintos componentes.
El transporte de stands no se limita al traslado de una estructura. También incluye los elementos de carpintería, el revestimiento impreso, la señalización, el mobiliario y los equipos previstos en el diseño. En un stand a medida, cada pieza debe ocupar su lugar conforme a los planos técnicos. En un stand modular o de alquiler, la organización también debe tener en cuenta el montaje, el desmontaje y la recuperación de los componentes.
Antes de solicitar un presupuesto, conviene especificar los accesos al recinto o al espacio de exposición, las normas comunicadas por el organizador y las necesidades relacionadas con la reutilización. Un briefing completo ayuda a evaluar el alcance de lainstalación del stand, distinguir los servicios necesarios y preparar una propuesta coherente con el presupuesto disponible.